Automatización comercial
Un recorrido definido para registrar, asignar y dar seguimiento a cada oportunidad.
Conectamos formularios, CRM y procesos de seguimiento para que cada oportunidad quede registrada, asignada y pueda medirse con mayor claridad.
Punto de partida
Captar oportunidades sirve de poco si después se pierden o nadie sabe qué ocurre con ellas.
Antes de proponer automatizaciones revisamos cómo llegan hoy los contactos, dónde se registran, quién debe responder y qué información necesita el equipo para darles seguimiento.
Información dispersa
Los datos llegan por formularios, correos o canales diferentes y no quedan reunidos en un mismo recorrido.
Responsabilidad poco clara
No existe una regla definida para saber quién debe atender cada oportunidad.
Seguimiento manual
Las tareas dependen de recordatorios personales y pueden perderse entre otras prioridades.
Medición incompleta
No se puede saber con claridad qué ocurrió después de recibir el contacto.
Flujo
Cada oportunidad necesita un siguiente paso definido.
01
Captación
El contacto llega desde una web, una landing, una campaña u otro canal acordado.
02
Registro
La información relevante queda registrada en la herramienta comercial definida.
03
Asignación
La oportunidad se dirige a la persona o equipo responsable según reglas documentadas.
04
Seguimiento
Se crean tareas, avisos o estados para facilitar una respuesta ordenada.
05
Medición
El equipo puede revisar el origen, el estado y el resultado comercial disponible.
El recorrido describe las etapas posibles de un proceso comercial ordenado. No representa una integración ya conectada: cada etapa se define y se acuerda antes de configurar cualquier herramienta.
Alcance posible
Una automatización proporcional al proceso real de la empresa.
- Revisión del recorrido actual de las oportunidades.
- Definición de campos, estados y responsables.
- Conexión de formularios con herramientas comerciales compatibles.
- Registro automático de contactos cuando forme parte del alcance.
- Reglas de asignación y notificaciones.
- Creación de tareas o recordatorios de seguimiento.
- Organización básica del pipeline comercial.
- Medición del origen y estado de las oportunidades.
- Documentación de accesos, reglas y funcionamiento.
- Recomendaciones para la siguiente fase.
El alcance final depende de las herramientas existentes, la compatibilidad técnica, los accesos disponibles y el proceso comercial que la empresa pueda mantener.
No se incorporarán más herramientas de las necesarias para resolver el bloqueo definido.
Proceso
Primero ordenamos el proceso. Después decidimos qué conviene automatizar.
01
Diagnóstico
Revisamos cómo llegan, se registran y se atienden actualmente las oportunidades.
02
Definición
Documentamos estados, campos, responsables, reglas y excepciones.
03
Configuración
Preparamos las herramientas e integraciones incluidas en el alcance.
04
Validación
Probamos el recorrido con datos de prueba y comprobamos cada punto crítico.
05
Entrega y seguimiento
Documentamos el funcionamiento y revisamos los ajustes acordados.
Control y continuidad
Las cuentas, los datos y las reglas comerciales deben permanecer bajo control del cliente.
Siempre que sea posible, las automatizaciones se configuran sobre cuentas propiedad del cliente. Los accesos, campos, reglas y puntos esenciales del recorrido se documentan para facilitar continuidad y mantenimiento.
- Cuentas bajo propiedad del cliente.
- Accesos documentados.
- Datos limitados a lo necesario.
- Reglas comprensibles para el equipo.
La automatización no sustituye la revisión humana, la atención comercial ni las obligaciones de privacidad de la empresa.
Adecuación
La automatización funciona mejor cuando existe un proceso comercial mínimo que puede documentarse.
Puede ser adecuado si:
- Los contactos llegan por uno o varios canales identificables.
- Existe una persona o equipo responsable de responder.
- Se utilizan estados o etapas comerciales.
- Hay tareas repetitivas que pueden definirse con reglas.
- La empresa está dispuesta a mantener actualizada la información.
Conviene revisar antes si:
- No existe una oferta definida.
- Nadie puede atender las oportunidades.
- El proceso cambia constantemente y no puede documentarse.
- Se busca sustituir completamente la atención humana.
- No están disponibles los accesos o responsables internos.
Siguiente paso
Revisemos dónde se pierde hoy la continuidad comercial.
Cuéntanos cómo llegan y se gestionan actualmente las oportunidades. Identificaremos si conviene empezar por ordenar el proceso, conectar herramientas o automatizar una parte concreta.